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転職活動メールの基本ルール!応募や問い合わせなどで他の応募者に差をつけろ!

   

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最近は、転職活動で求人企業との連絡にメールを使うことが多いですよね。私もメールでやりとりすることが多々ありました。

 

求人側の採用担当者も、応募の連絡や問い合わせには、電話よりもメールの方が対応しやすいという声も多いようです。

 

ただ、メールは気軽にできますので、配慮を欠かさないことが大事です。私もあまりよく見直さないで送ってしまい、変換ミスがあったことに気づき、かなりあせったことがありました。

 

文章も自己流で読みにくいものにならないよう、ビジネス文書の基本をしっかりとマスターしてください。メールの文章を読めば、その人の文章力はだいたいわかるものです。

 

企業では文書を作成することが頻繁にありますので、文章力がないと思われるのは、マイナス以外のなにものでもありません。

 

今回は、転職活動で使うメールの注意点を書いてみます。

 

転職活動メールの注意点

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①読みやすさに配慮して簡潔に書く

メールで問い合せをする場合、手紙のように時候の挨拶などは必要ありませんが、ある程度丁寧でありながら簡潔であるようにしましょう。長い文章は避け、できるだけ箇条書きで構成しましょう。

 

②件名はひと目でわかるようにつける

採用担当者には毎日たくさんのメールが届きます。1日に100通単位でメールの送受信をする企業も少なくないです。「リクナビ求人営業職問い合わせ」など求人情報を知った媒体名と募集職種名を明記するなど、わかりやすい件名をつけるようにしましょう。

 

③在職中の会社のアドレスを使うのは非常識

当たり前ですが、在職中の会社のメールアドレスを使うのはNGです。個人のパソコンのメールアドレスが無い場合は、「G mail」や「Yahoo! メール」などのWwb上の無料電子メールサービスを使うのもひとつの方法です。

 

④機種依存文字は使わない

機種依存文字である「半角カナ」以外にも、①(2)などの「修飾文字」、Ⅲⅳなど「ローマ数字」、㈱ ㈹など「省略文字」、㎥など「単位記号」は文字化けする可能性があるので使わないようにしましょう。

 

⑤1行は長くても35文字以内に

一般的な電子メールソフトは種類によって、受信したメール分を1行36文字か38文字で強制改行するしくみになっています。そのため、送る側が意図しない場所で改行されて、読みにくくなるおそれがあります。

それを防ぐために、あらかじめ1行30字程度、長くても35字以内で改行して読みやすい体裁にしておきましょう。

 

⑥基本的に添付ファイルはつけない

ウィルス感染の危険や「ファイルが開かない」といったトラブル防止のために、求人企業側の指示があった場合を除いて、ファイル添付をしないのが基本です。

 

  まとめ

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簡単で便利なメールですが、こっちの意図が伝わらないと台無しになってしまいます。

 

手紙もそうなんですが、やはり読んでもらう人の視点をもつことが重要だと思います。どうしたら、相手に読みやすいかを常に頭に入れてメールを作成するようにしましょう。

 

 

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